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Opti-Time RMS

Paramétrage et caractéristiques techniques

1/ Une application "Full web”


Opti-Time GeoScheduling Suite est une application proposée en mode SaaS (Service as a Software). Elle est entièrement accessible via votre navigateur internet.

  • Les utilisateurs peuvent se connecter à leur compte avec un login et un mot de passe via un navigateur, à tout moment et en tout lieu.
  • Aucune installation n'est nécessaire sur votre ordinateur.
  • Aucune exploitation de votre part n'est nécessaire.
  • Vos données sont sauvegardées quotidiennement sur un espace sécurisé sur nos serveurs, vous mettant à l'abri de toute défaillance matérielle.
  • Les mises à jour sont gérées par Opti-Time SA et ne nécessitent aucune intervention ou connaissance de votre part.
  • Vos connexions à Opti-Time GeoScheduling Suite sont sécurisées par cryptage SSL. Le libellé "https" dans la barre d'adresse et le cadenas dans la barre d'état de votre navigateur l’indiquent.
  • Vous pouvez mettre fin à votre abonnement sans frais de résiliation ni autre surcoût.
Si le client le souhaite, la solution peut aussi être installée sur site.
 
 

2/ Interface Utilisateur : une même application pour tous les utilisateurs de l’entreprise

Les fonctions d’Opti-Time GeoScheduling Suite sont organisée par onglets : centre d’appel, ordre de mission, techniciens, planning, cartes, etc.

Différents accès sont possibles, avec des profils administrateurs et utilisateurs. Les droits et l’affichage de fonction sont paramétrabes pour chaque profil.

  • Centre d’appel : portail de prise de rendez-vous avec affichage des créneaux disponibles

  • Planificateur et Responsable logistique : portail de consultation, de modification et validation des plannings.

  • Equipes terrain : portail de récupération des plannings et feuilles de routes.
Interface de navigation par onglets

 
 

3/ Paramétrage et configuration

Grâce aux nombreuses possibilités de paramétrage, vous pouvez générer des plannings « sur mesure », parfaitement adaptés à votre métier et à l’organisation de votre entreprise.


Personnalisation de l’interface et de la nomenclature :Personnalisation du vocabulaire de l'interface

L’interface peut être adaptées à la charte graphique de votre entreprise.
Opti-Time GeoScheduling Suite permet une personnalisation complète des objets en fonction du métier et de la nomenclature de l’entreprise.
Les utilisateurs retrouvent leur environnement de travail et s’approprient rapidement l’outil.

Dans une entreprise de Grande Distribution, on modélisera des « Clients », des «Commandes », des « Livraisons », des « Véhicules ».
Dans une entreprise de SAV, on parlera de « Contrats », « Appareils », « Interventions », « Techniciens ».

 

Modélisation de l’activité de l’entreprise :

La démarche initiale consiste à modéliser au plus près de la réalité le fonctionnement de l’entreprise : son organisation, ses ressources, la typologie de ses clients, les conditions et les types d’intervention, les données sociales qui encadrent l’activité du personnel, …

Cette modélisation s’accompagne généralement d’une étude approfondie des pratiques de l’entreprise qui permet d’identifier les processus critiques qui seront prioritaires dans la mise en œuvre du projet, ainsi que les pratiques empiriques qu’il faudra sans doute modifier dans le cadre de l’informatisation de la planification.
Cela permet également de réfléchir à de nouvelles méthodes tirant parti des solutions informatiques.

Paramétrage des objets :

Configuration des objets : calendrier, temps de trajets, coûts

Cette modélisation permet de paramétrer les attributs des différents objets de la solution Opti-Time GeoScheduling Suite : les clients, les ressources, les calendriers et les tâches à réaliser.

Les utilisateurs de la solution pourront ensuite renseigner les champs listés ci-dessous.



Paramétrage des ressources :

  • Coordonnées (Nom, prénom, adresse Email…)
  • Compétences (plombier, électricien…), niveau d’expertise (senior, junior, etc.), statuts (CDD, sous-traitant), rattachement à une agence
  • Secteur d’habilitation (zones géographiques d’intervention, principales et secondaires)
  • Adresse des agences et des intervenants (rattachement possible d’un intervenant à une agence)
  • Disponibilité (horaires hebdomadaires de travail, congés, jours fériés, congés maladies, vacances.). Possibilité de paramétrage commun ou individuel.
  • Contraintes réglementaires et sociales (coûts, horaires de travail, temps de pause, prise en compte des déplacements dans le temps de travail ou non, quotas d'heures, heures supplémentaires ...)

Paramétrage des clients :

  • Adresse, type de contrats ou d’équipement
  • Agence de rattachement,
  • Heures de disponibilités du client (horaires de présence ou d'ouverture)
  • Heures de rendez-vous et latitudes possibles.

Paramétrage des interventions à réaliser :

  • Nature (livraison, installation, visite d’entretien, …),
  • Situation géographique de l'intervention, (pour minimiser le temps de déplacement)
  • Durée prévisionnelle de l'intervention,
  • Notions de tâches prioritaires et de tâches optionnelle,
  • Interventions ponctuelles ou périodiques Compétences et moyens requis pour réaliser l'intervention (habilitations, savoir-faire, matériel, capacités),
  • Corrélation avec d’autres tâches,
  • Plage de dates à l’intérieur de laquelle chaque intervention doit être réalisée. Ceci permet de tenir compte des contrats de service (intervention sous 2 heures ou 1 jour) mais également de planifier conjointement du préventif (visite à réaliser une fois dans le mois) et du curatif (intervention sous 8 heures)
  • Aspiration d’une tâche de maintenance lors d’un déplacement pour dépannage, gestion de secteurs d’interventions primaires et secondaires
Il est également possible de créer des modèles d’intervention (durée, compétences requise pour chaque type)

Configuration des règles d’optimisation :

La recherche d’optimisation correspond à vos objectifs d’entreprise :
  • Recherche automatique d’une solution optimisant les temps de déplacement, les km et les émissions de CO2
  • Orientation de l’optimisation selon vos objectifs (minimiser les coûts, augmenter la productivité, améliorer la qualité, respecter les engagements contractuels, augmenter la satisfaction client, garantir le respect des accords sociaux à vos salariés, …)
  • Traitement optimisé des tâches préventives ou planifiables à long terme en fonction de l’urgence
  • Optimisation de l’activité globale par rapprochement logique de tâches pouvant coïncider (temps, ressource, géographie).

 

4/ Architecture de la solution

Opti-Time GeoScheduling Suite est organisé sur la base d’une application Web dans un environnement Apache/Tomcat, qui
fonctionne sur Windows Server ou sur Linux.


Persistance des données

Opti-Time GeoScheduling Suite fonctionne avec une base de données relationnelle MySQL, qui assure l’autonomie de gestion des informations et leur persistance.

Moteurs d’optimisation

Opti-Time dispose de deux technologies d’optimisation, l’une temps réel orientée planification, l’autre orientée cartographie routière.
Selon les besoins, l’un, l’autre ou les deux moteurs sont utilisés pour une planification optimale des ressources.

Couche Métier (Business layer)

C’est l’interface qui permet de transposer les besoins du client en contraintes techniques gérées par les moteurs.
Elle permet de paramétrer l’interface utilisateur à la nomenclature spécifique de l’entreprise et de mettre en œuvre les règles Métier
régissant l’organisation des équipes mobiles.

Modules d’intégration, Communication et Reporting


Opti-Time Data Integrator

OPTI-TIME a conçu un module facilitant l’intégration avec le Système d’Information de l’entreprise sur la base de l’outil ETL de Talend : Talend Open Studio.


Opti-Time Mobile

Opti-Time a conçu un module gérant la communication avec les ressources sur le terrain : envoi d’alertes via SMS ou e-mail,
connexion de PDA (Androïd, iPhone, BlackBerry, Windows Mobile, …) à l’outil de planification, transmission de comptes-rendus, …

Opti-Time Mobile fournit également les services permettant une interaction en temps réel avec des solutions de géolocalisation et de suivi de véhicules.

5/ Langues et pré-requis système

Navigateur, connexion internet :

Internet Explorer 7, Firefox 3.x
. Flash Player 10 recommandé


Connexion haut débit recommandée


.

Langue disponible :

Français, Anglais, Espagnol, Italien, Allemand, Néerlandais