Integración en la organización de su empresa

1/ Concertación de citas

Un cliente se pone en contacto con su empresa para reparar un equipo (caldera, calefacción, instalación eléctrica...). A través del centro de llamadas, pide día y hora.

En la interfaz de Opti-Time, el operador selecciona el expediente del cliente, consulta los horarios y le sugiere el día y hora más oportunos (según los plannings de los técnicos y la distancia del recorrido).

Si el cliente tiene firmado un contrato que establece un plazo limitado para la intervención, Opti-Time tendrá en cuenta este requisito y sugerirá una fecha apropiada.

Cada tipo de intervención está preajustada para encontrar automáticamente el perfil técnico, el material y el tiempo que el o los técnicos pasarán en el sitio de la misión.

 Las peticiones de intervención también pueden llegar desde un sistema de información existente: mantenimiento o abastecimiento de máquinas (expendedoras), reparación de dispositivos, etc.
 

2/ Planificación

Cada intervención se asigna automáticamente a un técnico según sus competencias y disponibilidad.

Opti-Time planifica las rutas de los técnicos en tiempo real, a medida que se van programando.

Al final del día, el responsable de logística se conecta a Opti-Time y accede a los plannings. Añade los cambios en la disponibilidad de los repartidores (vacaciones, ausencias) y valida los plannings generados para el día siguiente.

Lanza la función de "reoptimización" para depurar las rutas, teniendo en cuenta la información vial.

Los plannings obtenidos son fijos. Las horas de llegada al destino se calculan con un margen de error máximo de una hora. Se envía al cliente una notificación de entrega por e-mail o SMS.

En el curso de la jornada, el centro de llamadas transmite a Opti-Time nuevas demandas de citas urgentes.
Estas misiones se añaden a los plannings de los equipos móviles en tiempo real, tomando en cuenta los compromisos ya tomados con los clientes que deban visitarse en el curso de la jornada.
 

3/ Exportar las hojas de ruta

El planificador exporta las hojas de ruta de Opti-Time. En ellas, las visitas están ordenadas por cliente, dirección, tarea, hora.
Las hojas de ruta pueden enviarse directamente a los terminales móviles de los equipos que ya están en el terreno.
 

4/ Navegación y comunicación en tiempo real

Opti-Time establece comunicación con los terminales mientras los técnicos están en trayecto (Iphone, TomTom Blackberry). Los técnicos llegan al sitio de intervención según las indicaciones de su terminal.
 

5/ Supervisión de la actividad:

En cualquier momento, los gerentes pueden consultar Opti-Time para examinar la actividad: estado de las intervenciones, índice de ocupación de los técnicos, etc.